Zdjęcie pliku faktur zamienione na zestawienie w arkuszu

Przepisywanie faktur do arkusza to jedyne zajęcie w firmie, którego nikt nie broni. Nikt nie mówi, że buduje relacje albo że wymaga wyczucia. To godzina raz w miesiącu. Do odsiedzenia.

Da się ją skrócić do pięciu minut telefonem, który już masz w kieszeni. Bez skanera i bez kupowania czegokolwiek.

1. 1

   Rozłóż faktury i zrób zdjęcia

   Po jednej na zdjęcie, z góry, przy świetle dziennym. Nie muszą być idealne. Muszą być czytelne dla ludzkiego oka.

2. 2

   Otwórz ChatGPT, Gemini albo Claude i wrzuć zdjęcia

   Wszystkie trzy czytają obrazy w wersji darmowej. Możesz wrzucić kilka naraz.

3. 3

   Napisz polecenie z konkretnymi kolumnami

   Nie „zrób zestawienie", tylko: „Zrób tabelę z kolumnami: data wystawienia, numer faktury, sprzedawca, kwota netto, VAT, kwota brutto, termin płatności. Jeśli czegoś nie widać na zdjęciu, wpisz «nie widać» zamiast zgadywać."

4. 4

   Poproś o format do wklejenia

   Dopisz: „Podaj wynik jako tabelę rozdzieloną tabulatorami, żebym mógł ją wkleić do arkusza". Wtedy wklejenie do Excela czy Arkuszy Google zajmuje jedno wciśnięcie.

5. 5

   Sprawdź wszystkie kwoty

   To jest jedyny krok, którego nie wolno pominąć. Powód niżej.

• Odręczne pismo i wyblakłe paragony z drukarki termicznej: tu trafność wyraźnie spada.
• Faktury zagraniczne z inną kolejnością pól: model potrafi pomylić datę wystawienia z terminem płatności.
• Kwoty rozbite na wiele pozycji z rabatami: im bardziej rozbudowana faktura, tym większa szansa błędu w sumowaniu.
• Zdjęcia pod kątem, z cieniem albo z odbiciem światła na folii.

Dlatego kroku piątego nie da się pominąć. To nie jest ostrożnościowa formułka: model nie liczy, tylko odczytuje i przewiduje, więc jego błąd nie wygląda jak błąd. Cyfra jest równie pewna siebie, gdy jest dobra i gdy jest zmyślona.

Faktura zawiera nazwę firmy, adres i numer NIP kontrahenta. Przy fakturach dla osób prywatnych dochodzą imię, nazwisko i adres domowy. To są dane, które w części narzędzi domyślnie zasilają dalsze uczenie modelu.

Zajmuje to dwie minuty raz: wejdź w ustawienia narzędzia i wyłącz uczenie się na rozmowach, zanim wrzucisz pierwszy dokument. Jak to zrobić w każdym z głównych narzędzi, jest opisane osobno.